Por que é importante ter correio de voz integrado ao e-mail da minha empresa?

Você já deve ter ouvido falar em correio de voz ou voicemail. Esse recurso é muito utilizado no dia a dia quando não podemos atender chamadas telefônicas, seja no aparelho fixo ou no celular. Mas você sabia que pode ampliar essa possibilidade também para sua conta de e-mail profissional?

Em um primeiro momento, ter correio de voz integrado ao e-mail da sua empresa pode soar estranho e até mesmo pouco útil. No entanto, as próximas linhas desse artigo vão mostrar como esse sistema funciona e por que pode ser um recurso importante – e até mesmo indispensável – na sua rotina.

Como funciona o correio de voz

O correio de voz ou voicemail é um recurso muito comum em telefonia que permite a gravação de mensagens de voz como forma de resposta a ligações que não sejam atendidas. Neste caso, o aparelho tem armazenado na memória arquivos de áudio com gravações de voz do usuário que são enviadas automaticamente para quem liga com a resposta.

Já nas contas de e-mail, o correio de voz é um mecanismo do sistema de telefonia comercial que envia gravações previamente elaboradas à sua caixa de entrada. Esse recurso geralmente é oferecido por provedores de sistemas de telefonia VoIP e de hospedagem em nuvem.

O sistema é configurado para enviar notificações de novas mensagens de correio de voz diretamente para sua caixa de entrada de e-mail. Essas mensagens geralmente incluem a hora e a data da mensagem, bem como as informações de identificação do remetente.

De acordo com o serviço oferecido, você pode receber mensagens com configurações diversas. Na gravação em anexo, por exemplo, um e-mail de notificação com a nova mensagem de correio de voz é anexado como um arquivo de áudio e enviado para a caixa de entrada. A mensagem também será salva na sua caixa de correio de voz para que você possa acessá-la sempre que precisar.

É possível também receber mensagens com a gravação não salva anexada. Neste caso, depois que o e-mail é enviado, o arquivo da mensagem de áudio é automaticamente excluído da caixa do correio de voz. Existe ainda a possibilidade de receber apenas a notificação em caixa de entrada, indicando que uma nova mensagem está aguardando em seu correio de voz, ou seja, sem anexos.

Por que integrar com o e-mail da empresa

Criar mecanismos para que o correio de voz seja integrado ao e-mail de sua empresa pode proporcionar um desempenho melhor de toda a equipe. Isso porque o recurso facilita o recebimento e a escuta das gravações do correio de voz sem precisar interromper o serviço que está sendo executado para atualizar a caixa de entrada, abrir a mensagem e ler todo o conteúdo.

O voicemail também oferece mobilidade ao usuário, já que você pode ouvir suas mensagens enquanto dirige, no horário de almoço ou na fila do supermercado, por exemplo. É possível sincronizar o recurso com outros dispositivos e escutar o conteúdo em notebooks, tablets ou smartphones.

Além disso, os sistemas de voicemail integrados a contas de e-mail oferecem armazenamento em nuvem, que facilita o acesso e a recuperação de dados quando necessário. Como os áudios são gravados em formato de arquivo, você também pode fazer o download e acessá-los quando precisar.